Beste Secretarissen,
Beste ,

 

In het bericht van onze Gouverneur Chirst van Oevelen in Mei gaf hij aan dat we, in gesprek met diverse Kiwanisleden en met Kiwanis International, bezig zijn om de inrichting van Kiwanis Nederland te herzien / te herstructureren. Op het congres gaan we daar meer uitgebreid op in. In deze mail rapporteer ik naar jullie als clubsecretaris hoe wij graag verder willen om de communicatie wat betreft de verenigingszaken – de districtsactiviteiten – te verbeteren.

De tegenwoordige mens communiceert en leest zich suf aan alle serieuze en minder serieuze nieuwsbrieven. De meeste mensen maken een selectie van het nieuws dat hij/zij belangrijk vindt. Uit de statistieken van onze mailings is helder geworden dat onze nieuwbrief voor veel mensen niet zo belangrijk was. Een kleine 20% van de leden heeft zich afgemeld voor de nieuwsbrief.  Van de aangeschreven leden opende de ongeveer 30% de ontvangen mail en een kleine 5% klikte verder om de berichten te lezen. Effectief werd de mailing dus te weinig gelezen als het om verenigingszaken gaat. We zijn daar dan ook mee gestopt om tijd te maken voor een reflectie.

Wat dan?

Uiteraard is dan de vraag wat werkt er wel? De nieuwsbrief was tweeledig. Ten eerste de zaken van het district en ten tweede de activiteiten van de clubs. De zaken van het district zijn intern, het uitdragen van clubactiviteiten is extern. Dit gaan we splitsen.

Heb je als club wat melden? Maak een nieuwsbericht op de clubwebsite en plaats het door naar de districtswebsite. Plaats je nieuwsbericht met ook met een link naar de site op social media (facebook, instagram e.d.). Daardoor helpt je mee om het nieuws te verspreiden en het profiel van Kiwanis te versterken. Meehelpen om mensen aan te sporen om de profielen van Kiwanis op social media te volgen helpt daarbij ook. Doe je dat al? Dank! Is dat nog niet gelukt? Probeer het ook! Lukt het nog niet dan hebben we een website en Social Media training om dit te ondersteunen.

Een andere vraag is hoe we onze leden bereiken? Officieel zijn de clubs lid en dat brengt ons bij jullie: de clubsecretarissen. Als secretaris van jouw Kiwanisclub ben je de spin in het web en heb je een aantal belangrijke taken. Onze officiele communicatie hoort via de clubsecretaris te lopen. Als het om verenigingszaken gaat zoals de uitnodiging voor het congres of een ledenvergadering van Kiwanis Nederland dan horen we dat via jou als te secretaris doen. Het is aan jou als secretaris om de leden van de club te informeren.

Less is more.

Bij veruit de meeste mensen bepaald de kwalitatieve inhoud van een bericht hoe men er mee omgaat. Reclame wordt snel terzijde gelegd.

Benaderen we onze clubleden dan niet meer? Zeker wel, ook die blijven we mailen. Maar we proberen ons wel te beperken tot de echte verenigingszaken. Dus sturen wij van Kiwanis Nederland alleen nog berichten over dit soort zaken; bijeenkomsten en activiteiten van Kiwanis Nederland. Omdat we een vraag hebben aan onze leden of omdat we de leden uitnodigen voor een activiteit of extra aandacht voor een kwestie of een event willen vragen omdat daar een reden voor is. Niet meer, maar ook niet minder. Wij verwachten dan veel meer leden effectief te bereiken.

Verder zijn we voor de interne communicatie bezig om een nieuwe kiwanis-app uit te zoeken. In landen om ons heen zijn daar goede ervaringen mee op gedaan omdat je zelf kunt bepalen welke berichten je wilt ontvangen. Waaronder bijvoorbeeld de activiteiten van de door jou aangevinkte clubs.  Daarover zijn we in overleg met een aantal partijen waaronder Kiwanis International. Die stellen ons tegenwoordig ook diverse mail-faciliteiten ter beschikking waaronde een nieuw e-mail platform. Dat scheelt weer in de kosten. Wij verwachten in de aanloop naar het congres meer informatie op dit punt met jullie te kunnen delen.

Voorlopig is dit meer dan voldoende. Wij zijn zeer benieuwd naar jullie mening. Aarzel niet die te sturen. Zodra daar aanleiding voor is sturen wij jullie wederom bericht.

Geniet van de zomer en ik hoop jullie te zien op het Congres 2024 op 7 september a.s.

 

 

Met vriendelijke groeten,

Henk Oostdam | Kiwanis International – District Nederland
District Secretaris

Ps. 
Heb jij jullie clubprojecten al aangemeld op de site? Dank als dat al gelukt is, Lukte het nog even niet? Kijk even op Service enquete 2024 en we helpen elkaar.

Ps.2
Deze mail(ing) is ook een test. Mochten er nog fouten in zitten: excuus! Meldt ze s.v.p. daar leren we van.

Ps.3
Is het nieuwe bestuur voor 2024/2025 van je club al bekend? Meldt dat alstublieft via de ledenadministratie. Dank!